Codice etico e comportamentale di Italia Rimborso

PREMESSA

Italia Rimborso S.r.l. Unipersonale è società leader per l'assistenza sui disservizi aerei, creata per tutelare gratuitamente i passeggeri che hanno subito un danno da un disagio aereo. Nata quale Start-up Innovativa, divenuta PMI Innovativa, Italia Rimborso è autrice del Codice Etico e comportamentale che condivide con il personale interno e con tutti i soggetti esterni alla società. Il Codice si fonda sulla Legge e sui principi guida del Patto mondiale delle Nazioni Unite; ha lo scopo di formare un personale che sia portavoce dell'etica di tutto il tessuto aziendale; regola i principi di operatività, risultandone decisivo ed insindacabile strumento di guida aziendale. Ha carattere obbligatorio tra le parti.

Destinatari: Le disposizioni del seguente Codice etico si applicano, senza alcuna eccezione agli organi direttivi di Italia Rimborso s.r.l., ai suoi dipendenti e ai soggetti che operano in nome e per conto della società, nonché ad ogni partecipante, a qualunque titolo, all'organizzazione imprenditoriale.

VALORI MORALI

I dipendenti di Italia Rimborso, nello svolgimento delle attività di loro competenza e nell'esercizio delle loro responsabilità, dovranno ispirare la loro condotta a criteri di:
• correttezza;
• integrità;
• obiettività;
• trasparenza.

Italia Rimborso s.r.l. garantisce il rispetto dei diritti fondamentali
Promuove la salute, l'igiene e la sicurezza nei luoghi di lavoro
Sostiene la retribuzione
Controlla gli orari di lavoro
Si impegna per la tutela dell'ambiente
Si mobilita contro il lavoro minorile e il lavoro forzato
Tutela la libertà di Associazione

TUTELA DELLA PRIVACY

La Privacy dei singoli dipendenti è tutelata da Italia Rimborso S.r.l. Unipersonale come prescritto dalla normativa vigente. I destinatari del trattamento dati si impegnano a non diffondere quanto viene trasmesso dai dipendenti o collaboratori esterni ai fini dell'espletamento delle loro mansioni. Sono sempre specificati i dati che vengono raccolti tramite la modulistica aziendale, lo scopo della raccolta e le modalità di trattamento.

PARI OPPORTUNITA'

L'azienda è aperta al dialogo sociale e promuove la parità professionale tra uomini e donne nei percorsi di carriera e gestione dei posti di lavoro. Il responsabile di Risorse Umane, coadiuvato dal Responsabile delle Pari Opportunità, svolge un ruolo essenziale in tema di sensibilizzazione alla parità di trattamento per evitare qualsiasi pratica discriminatoria. Non sono tollerabili condotte di abuso o molestie morali e/o sessuali. Il Responsabile delle Pari Opportunità promuove meccanismi di premialità volti alla parità di genere, di sesso con l'obiettivo di traghettare la gestione aziendale verso un concetto più ampio di sostenibilità.

SICUREZZA

Italia Rimborso si impegna per assicurare le migliori condizioni di lavoro adottando misure necessarie al fine di consentire l'espletamento di ogni mansione, creando hub sicuri e sani. L'azienda censura ed inibisce qualsiasi condizione di lavoro che comporti un rischio per la salute e/o la sicurezza dei collaboratori, qualsiasi trattamento aggressivo, crudele, comprese le condotte di mobbing. Il Responsabile della Sicurezza sul lavoro si occupa della formazione e informazione del personale sulle norme di sicurezza e prevenzione rischi in azienda.

PROTEZIONE DELL'AMBIENTE

Italia Rimborso S.r.l si impegna nella tutela dell'ambiente e nella conservazione delle risorse naturali e consente di inviare tutta la documentazione necessaria digitalmente. La PMI Innovativa è autrice del progetto ecosostenibile volto al risparmio di un milione di fogli di carta ad anno solare, corrispondenti alla vita di tredici alberi di pino. L'azienda, con la pratica green, ha eliminato la stampa dell'unico foglio/documento richiesto, consentendo l'avvio del claim in modalità digitale. È proibito qualsiasi progetto realizzato senza tener conto dell'impatto ambientale.

RETRIBUZIONE

È assicurato il rispetto di Leggi e Regolamenti applicabili in materia di retribuzione, benefit e ogni altra forma di vantaggio sociale. I dipendenti devono ricevere un salario minimo legale o in sua assenza una retribuzione conforme alle norme in vigore. Il lavoro straordinario è rimunerato attraverso una maggiorazione della retribuzione ordinaria. È condannato ogni trattamento di fine rapporto illecito, qualsiasi ritenuta salariale ingiustificata e qualsiasi forma di violazione della disciplina retributiva e dei contratti di categoria e collettivi. La Società pone in essere condotte volte al miglioramento delle condizioni lavorative e sociali dei lavoratori e dei loro familiari.

ORARI DI LAVORO

L'orario di lavoro non deve superare i limiti di legge. Le ore di lavoro, tra ordinario e straordinario, non possono superare le 48 ore settimanali. Italia Rimborso S.r.l. promuove un orario di lavoro in accordo con la sicurezza e la salute dei propri dipendenti e collaboratori e si impegna a non sollecitare il personale oltre l'orario di lavoro stabilito dal contratto.

CONDOTTE COMMERCIALI RESPONSABILI

Italia Rimborso S.r.l. si impegna a rispettare la concorrenza, l'equità e la chiarezza con le parti interessate. Promuove rapporti equilibrati che assicurano una sana collaborazione con i dipendenti e con i soggetti esterni all'azienda. Sono rispettati i diritti e si preservano gli interessi dei collaboratori e competitor.

CONCORRENZA LEALE

Italia Rimborso S.r.l. unipersonale rispetta i suoi concorrenti fornendo informazioni affidabili, corrette, mai subdole e si impegna a non danneggiare l'immagine dei suoi competitor e dei loro prodotti. È severamente vietata qualsiasi condotta non conforme ai principi della correttezza professionale e idonea a danneggiare l'altrui azienda. Gli stessi dipendenti della PMI sono tenuti a rispettare l'obbligo di fedeltà che intercorre tra gli stessi e l'azienda e gli organi direttivi, al fine di tutelarne il patrimonio e l'interesse finale dell'utente.

INTEGRITA' E CONTRASTO ALLA CORRUZIONE

Italia Rimborso S.r.l. unipersonale rispetta gli obblighi relativi alla lotta contro la corruzione, come impegno etico materiale e immateriale della politica aziendale. Non sono tollerate azioni come dare, promettere, offrire, ricevere, accettare, sollecitare denaro o altri favori al fine di ottenere un indebito vantaggio nello svolgimento delle attività lavorative. Inoltre, non è consentito sfruttare o vantare relazioni esistenti con un soggetto pubblico al fine di ottenere indebiti vantaggi. Sono severamente vietate le sopracitate condotte che diano seguito a benefici non basati su principi di merito e competenza.

COMPLIANCE ANTIRICICLAGGIO E ANTITERRORISMO

La PMI si impegna a far fronte a possibili rischi normativi, negli ambiti dell'antiriciclaggio e del contrasto al finanziamento del terrorismo, a tutela della clientela che può provenire da diversi Paesi con differenti livelli di rischio di criminalità e con diversi regimi normativi. Italia Rimborso adotta condotte al fine di non essere coinvolta in vicende inerenti il riciclaggio di denaro proveniente da attività illecite o criminali, all'autoriciclaggio od al finanziamento al terrorismo. La Claim Company assicura un servizio di elevata affidabilità, in particolare dispone di un Legal Entity Identify (Codice LEI), basato sullo standard internazionale ISO 17442 necessario per identificare le parti coinvolte nelle operazioni finanziarie di tutti i mercati ed i sistemi giuridici. Inoltre, al fine di tutelare il patrimonio dell'Impresa e i professionisti dalle emergenze cyber, Italia Rimborso S.r.l. dispone di una Polizza Cyber Protection che assicura da danni materiali ai sistemi elettronici e informatici; alle richieste di risarcimento danni da parte di terzi; dal danno reputazionale e perdita di clienti e fornitori; costi emergenti per servizi professionali, esonerando i professionisti dalla responsabilità derivante da violazione di sicurezza e privacy relativa alla perdita o diffusione non autorizzata di dati di terzi.

La società si impegna a rispettare tutte le norme e disposizioni, sia nazionali che internazionali inerenti i temi sopracitati. Prima di stabilire relazioni o stipulare contratti con partner in relazioni d'affari di lungo periodo, i destinatari sono tenuti ad assicurarsi circa l'integrità morale e la reputazione della controparte.

INFORMATIVA CONTABILE E GESTIONALE

Le transazioni e le operazioni effettuate da Italia Rimborso S.r.l. unipersonale hanno una registrazione adeguata in documenti redatti dall'azienda, sia di carattere interno che esterno, assumendo condotte volte ad individuare l'iter autorizzativo di ogni operazione. Le informazioni che confluiscono nel bilancio, rappresentano e descrivono ogni fenomeno sottostante alle attività d'impresa, attenendosi ai principi di chiarezza, trasparenza, completezza e accuratezza. Il bilancio aziendale è certificato ai sensi di Legge, da un Revisore dei conti esterno, incaricato all'uopo. La certificazione del bilancio determina una corretta applicazione delle disposizioni legislative vigenti, determinando, per l'effetto, maggiore credibilità nei confronti di clienti, fornitori ed eventuali investitori.

RAPPORTI CON I MEDIA

La politica della comunicazione è gestita dalle funzioni designate dall'azienda. È fatto divieto di fornire, senza autorizzazione delle funzioni competenti, informazioni agli organi di comunicazione. Ogni informazione resa in relazione alla società deve essere veritiera e accurata. Il piano di comunicazione dell'ufficio stampa, Digital PR stabilisce e rende noti agli organi direttivi obiettivi, budget e strumenti utili ai fini della diffusione di notizie e/o documenti. L'attività di diffusione di notizie è delegata al personale qualificato, iscritto all'Ordine professionale che accerta ogni modalità di redazione.

RAPPORTI CON I TERZI

Italia Rimborso s.r.l. Unipersonale si impegna per assicurare trasparenza, correttezza, veridicità nei rapporti con i terzi, favorendo lo sviluppo professionale, il merito e la competenza senza discriminazione alcuna. Nella logica delle procedure d'ufficio, favorisce il massimo soddisfacimento dei clienti fornendo servizi accurati per scelte consapevoli. La società affida ad una piattaforma indipendente di recensioni la propria affidabilità consentendo a tutti gli utenti di commentare la propria esperienza anche nel caso in cui l'utente medesimo non si affidi alla società ma abbia avuto un contatto a qualsivoglia titolo. La società adotta principi idonei a garantire l'accuratezza e l'omogeneità delle informazioni. Rientrano nella tutela adottata i rapporti con:
• Azionisti, dipendenti, clienti, collaboratori esterni, con la Pubblica Amministrazione e le Pubbliche istituzioni, con società, enti e organismi di revisione, con organi di informazione.

SISTEMA DISCIPLINARE E SANZIONATORIO

Ogni comportamento contrario alle disposizioni e ai principi contenuti nel presente Codice Etico verrà perseguito e sanzionato. Le sanzioni irrogate prescinderanno dall'eventuale istaurazione e dall'esito di un procedimento penale. In relazione al tipo di violazione rispondono delle loro condotte illecite i dipendenti, gli amministratori e i collaboratori esterni della Società per inadempimento delle obbligazioni contrattuali assunte. L'azienda nei confronti del personale interno, laddove accerta la violazione del Codice, adotta provvedimenti disciplinari idonei ad inibire la condotta illecita, anche senza la segnalazione di fatti a cura dell'Internal Auditor; nei confronti di terzi professionisti od aziende adotta provvedimenti idonei ad inibire il comportamento illecito riservandosi la risoluzione del contratto d'opera intellettuale od del contratto di servizi in essere; nei confronti della Pubblica Amministrazione, non potendosi ex lege imporre la condivisione del Codice etico, si riserva, in caso di condotte presunte aventi carattere illecito, a rapportare i fatti alla competente Autorità di Legge.

SEGNALAZIONI

Le segnalazioni potranno pervenire al designato Internal Auditor in maniera anonima, salvi i casi previsti dalla Legge o nel caso in cui la parte interessata voglia rendere pubblica la propria identità. Nessuna sanzione o cessazione del rapporto di lavoro potrà essere adottata nei confronti del dipendente che abbia seguito l'iter per formalizzare una segnalazione. Questa dovrà pervenire, entro 30 giorni dall'evento, all'attenzione del Internal Auditor il quale, verificata la fondatezza dei fatti, rapporterà eventuali violazioni all'amministratore pro tempore, garantendo, in ogni caso, il rispetto delle norme in materia di privacy. Ogni segnalazione, anche di carattere anonimo, dovrà pervenire in maniera scritta, in carta libera, all'attenzione dell'Internal Auditor presso la cassetta fisica di poste ubicata nell'androne di accesso all'edificio aziendale ove, la società ha sede legale. Le segnalazioni verranno vagliate se contenenti data di invio, data dei fatti contestati ed esposizione chiara e puntuale contenente le presunte violazioni del codice etico. L'Internal Auditor, ricevuta la segnalazione, qualora questa assuma carattere identificativo, non è tenuto a riscontrare la medesima con l'avvenuta produzione dei fatti al vaglio del CEO, avendo la facoltà di porre i fatti secondo ordini di urgenza, necessità ed interesse aziendale, e avendo ogni facoltà attinente all'incarico.

ATTUAZIONE DEL CODICE ETICO

L'Internal Auditor è preposto alla verifica dell'applicazione e dell'attuazione del Codice Etico. In relazione allo svolgimento della propria attività, si occupa periodicamente di:
• Verificare il rispetto del Codice Etico
• Intraprendere iniziative di diffusione tramite pubblicazione sul sito internet aziendale;
• Integrare il Codice;
• Ricevere segnalazioni;
Ogni comportamento contrario alle disposizioni e ai principi contenuti nel presente Codice verrà perseguito e sanzionato come descritto nei paragrafi antecedenti.

Riepilogo:
Il Codice Etico riassume tutti i principi di comportamento che organi direttivi, amministrativi e di esecuzione devono rispettare nell'espletamento delle attività di impresa e in generale nei rapporti interni ed esterni.
La PMI rispetta il Codice in tutte le sue attività sia in Italia, sia all'estero.
La funzione di Internal Audit verifica il rispetto del Codice e prende visione delle segnalazioni che potranno pervenire all'Impresa nel limite di 30 giorni dal verificarsi del fatto, in maniera scritta, in carta libera, presso la cassetta fisica di poste ubicata nell'androne di accesso all'edificio aziendale, presso la sede legale. Le segnalazioni dovranno riportare la data di invio, data dei fatti contestati ed esposizione chiara e puntuale delle presunte violazioni del codice etico.
Il rispetto dei principi contenuti nel presente Codice è obbligatorio per tutte le parti citate e la sua violazione integra inadempimento delle obbligazioni contrattuali, con ogni conseguenza prevista dalla Legge.
La redazione del presente Codice Etico è atto volontario dell'Impresa.